Đặt mua đất nền, căn hộ bằng BMS: Chỉ còn 10 giây

Trước đây, quy trình xử lý thông tin, trả lời các đơn đặt mua đất nền/căn hộ tại công ty Vạn Phát Hưng rất chậm, không chuyên nghiệp. Hệ thống đặt hàng qua tin nhắn BMS đã giải quyết khó khăn này và rút ngắn quy trình xuống chỉ còn 10 giây.

Trước ứng dụng: Ùn tắc, rối!

Công ty cổ phần Vạn Phát Hưng (VPH) là công ty chuyên đầu tư phát triển địa ốc, tổng vốn đầu tư trên 200 tỷ đồng. Tính đến nay, VPH đã đầu tư xây dựng và kinh doanh (KD) nhiều dự án, khu dân cư cao cấp gồm đất nền nhà phố, biệt thự và căn hộ chung cư. Hiện VPH có 13 chi nhánh, văn phòng đại diện, với khoảng 250 nhân viên KD (NVKD).

Trước đây, để chào bán sản phẩm cho khách hàng, NVKD của VPH phải liên tục cập nhật thông tin về dự án: đất nền, căn hộ đang còn trống hay đã đặt cọc, đã ký hợp đồng chưa... NV ở bộ phận xử lý thông tin phải liên tục nhận điện thoại từ 250 NVKD, sau đó kiểm tra thông tin trên máy tính rồi mới phản hồi. Công việc thủ công đã gây ra tình trạng “nghẽn mạch” cho bộ phận này. Cùng lúc, có nhiều cuộc gọi điện, NV không xử lý kịp, làm mất nhiều cơ hội bán hàng của NVKD và quyền lợi khách hàng bị ảnh hưởng. Mặt khác, do con người điều hành mang tính chủ quan nên tạo ra sự không công bằng và hiểu lầm lẫn nhau trong hệ thống NVKD và NV xử lý thông tin. Chẳng hạn, với những đất nền/căn hộ (ĐN/CH) ở vị trí đẹp thường nhu cầu mua cao, nhưng số lượng có hạn nên gây tâm lý “ức chế và nghi ngờ” cho những NVKD không đặt được chỗ cho KH của mình. Có ĐN/CH khách hàng đã đặt chỗ nhưng hõan không mua, nhưng NVKD khác không được biết để chào bán...

Ông Nguyễn Ngọc Dũng, giám đốc CNTT-truyền thông VPH cho biết: “Hệ thống điều hành không trơn tru sẽ ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng. Hàng hóa của thị trường địa ốc là loại hàng hóa đặc biệt, chỉ cần một cú điện thoại, có hàng hay không có, sẽ quyết định được ngay việc có mua hay không của KH. Do đó, VPH cần phải có giải pháp để giải quyết vấn đề bức xúc này”.

Lúc đầu VPH chọn giải pháp sử dụng website www.vanphathung.com để NVKD và khách hàng có thể cập nhật thông tin, xem tình trạng ĐN/CH và đặt chỗ online trên website. Nhưng NVKD khi tiếp xúc khách hàng không phải lúc nào cũng kề cận laptop và có mạng Internet để truy cập. Như vậy, giải pháp tối ưu là phải có một công cụ cập nhật, kiểm tra thông tin nhanh, đơn giản mọi lúc mọi nơi. Mất vài tháng nghiên cứu, khảo sát, VPH cùng với công ty Mắt Bão đã xây dựng hệ thống quản lý đặt hàng theo mô hình mới: BMS (Booking Management System: hệ thống quản lý, đặt hàng trực tuyến và qua tin nhắn SMS). Tổng giá trị phần mềm BMS và giải pháp kết nối SMS là 50.000USD, trong đó, phần cứng như server, thiết bị…khoảng 10.000USD.

MÔ HÌNH HOÀN TOÀN MỚI

Ông Lê Hải Bình, giám đốc công ty Mắt Bão (www.matbao.com): “Việc phân tích nhu cầu của VPH và hoạt động của BMS được chúng tôi thực hiện rất nghiêm túc và chi tiết. Sau gần một tháng làm việc chung giữa bộ phận phân tích dự án và các phòng ban liên quan của VPH, Mắt Bão đã đề xuất triển khai mô hình hoàn toàn mới. Việc triển khai mô hình mới như vậy đòi hỏi sự nhạy bén của đội ngũ NV KD, đồng thời sự quyết tâm thay đổi quy trình của ban lãnh đạo công ty VPH. Trong khoảng thời gian hơn 1 tháng, song song với việc Mắt Bão thiết kế và xây dựng hệ thống cũng là quá trình thiết lập và thay đổi quy trình KD của VPH. Bởi vậy, sau khi chỉnh sửa và đưa vào sử dụng, BMS phục vụ hữu hiệu cho công tác KD.

Mắt Bão là đơn vị đã và đang triển khai rất nhiều hệ thống kết hợp giữa quản lý trực tuyến và quản lý trên điện thoại di động (thông qua SMS Gateway 8x54 của mình). Ngoài ra, Mắt Bão cũng cung cấp dịch vụ Internet Hosting, tên miền và các dịch vụ trực tuyến khác tại Việt Nam”.

BMS: khách quan, nhanh và chuyên nghiệp

Tập huấn thử nghiệm triển khai BMS. VPH đã triển khai 6 buổi tập huấn cho 250 nhân viên kinh doanh, thử nghiệm với hàng ngàn tin nhắn và bán hàng giả lập cho nhiều dự án nền nhà, căn hộ.

BMS là ứng dụng tích hợp giữa hệ thống quản lý bằng giải pháp CNTT (máy tính, hệ thống đặt hàng trực tuyến trên website) và hệ thống quản lý bằng tin nhắn SMS của điện thoại di động thông qua Cổng dịch vụ SMS (SMS Gateway) do công ty Mắt Bão cung cấp. BMS giúp tăng tính chuyên nghiệp cho người đi bán hàng: cung cấp thông tin về trạng thái sản phẩm dự án, hình ảnh, vị trí... để NVKD thông báo chính xác cho khách hàng lựa chọn.

Hệ thống được cập nhật thông tin hàng ngày, căn hộ nào đã bán thì tất cả NV đều nắm được. Đó là sự kết hợp giữa web và SMS Gateway. BMS có chức năng kiểm tra tính hợp pháp của tin nhắn và thuê bao nhắn tin, đồng bộ xử lý dữ liệu từ tin nhắn và hệ thống trực tuyến. Song song với việc bảo mật hệ thống trực tuyến, BMS ứng dụng cơ chế bảo mật trên SMS, đảm bảo tính duy nhất và an toàn tuyệt đối khi sử dụng tin nhắn để truy cập vào hệ thống. Mỗi NVKD được cấp mã số truy nhập SMS riêng, đồng thời, thông số về máy và số máy di động của NV cũng được khai báo trước khi sử dụng. Khi có dự án mới, bộ phận quản lý thông tin dự án sẽ cập nhật thông tin về sản phẩm vào hệ thống. Hệ thống cho phép quản lý và tiến hành KD song song nhiều dự án khác nhau. Có thể ứng dụng hệ thống cho nhiều dự án. Mỗi dự án, người quản lý có thể trao quyền truy cập (KD) cho một hay nhiều nhóm KD. Với mô hình như vậy, công ty có thể dễ dàng thiết lập các nhóm KD dự án riêng biệt để công việc đạt hiệu quả cao nhất.

Khi gặp khách hàng, NVKD có thể dùng tài khoản (user name, password, số pin cá nhân) của mình đăng nhập vào hệ thống trực tuyến của công ty để kiểm tra trạng thái ĐN/CH để tư vấn, đặt hàng cho khách hàng. Trường hợp NVKD đang ở một nơi không có nối mạng, họ có thể kiểm tra thông tin, giữ chỗ, thực hiện đặt hàng… bằng thao tác nhắn tin đơn giản qua điện thoại di động. Ngay tức khắc hệ thống BMS sẽ xử lý và phản hồi tin nhắn: căn hộ này còn trống, đã có người giữ chỗ, đã đặt cọc... Những trường hợp sản phẩm đã được giữ chỗ nhưng khách hàng vẫn muốn mua thì, qua tin nhắn, BMS cũng cho biết sản phẩm này còn giữ chỗ bao lâu (thường thì khoảng 4 tiếng tùy theo từng dự án, thời điểm) và cho biết vị trí của người đăng ký trong danh sách chờ. Hết thời gian giữ chỗ, nếu SP không được đặt cọc, khách hàng đăng ký kế tiếp sẽ được thay thế.

Hệ thống này quản lý đơn đặt hàng bằng số biên nhận cọc của NVKD. Nếu khách hàng đồng ý đặt cọc, NV thực hiện nhắn tin và BMS sẽ cho biết mã số đặt cọc, coi như sản phẩm đó đã được mua. VPH cũng xây dựng quy chế xử lý việc đóng tiền đặt cọc và thực hiện hợp đồng. Hệ thống sẽ báo số biên nhận cọc (số này là duy nhất trên toàn bộ hệ thống) tạo thuận tiện cho NV thực hiện công tác bán hàng dù ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Hệ thống cũng giúp tiếp xúc, cung cấp thông tin và bán hàng của NV theo quy trình.

BMS bảo mật, khép kín trong hệ thống chung của công ty (chỉ NV công ty với điện thoại đã định danh mới có thể truy cập). Đây cũng có thể xem là yếu tố về pháp lý trong ứng dụng thương mại điện tử, hạn chế những rủi ro, tranh chấp xảy ra.

Tính công bằng trong KD cho các đơn vị, chi nhánh bán hàng của VPH cũng được nâng cao. Trước đây, mỗi khi có dự án, công ty sẽ chuyển fax cho các chi nhánh thông báo số căn hộ, đất nền chào bán. Như vậy, có trường hợp chi nhánh nhận được thông tin sớm hơn và lợi thế hơn khi triển khai bán hàng. Ứng dụng BMS, việc này sẽ công khai trên mạng thời điểm công bố bán sản phẩm. Khi dự án đã công bố trên website, công bố thời điểm bắt đầu nhập hệ thống, thì tin nhắn mới vào hệ thống. Đúng giờ, ai nhanh tay thì đặt được chỗ trước, ai chậm hơn thì xếp hàng chờ.

“Nhà cửa, đất đai là một loại hàng hóa đặc biệt, không phải như mặt hàng khác mà khi đặt hàng (book) rồi thì phải hoàn tất ngay. Sau đó còn hàng loạt yếu tố về pháp lý giữa bên mua và bên bán phải giải quyết: thủ tục pháp lý, phương thức thanh toán... BMS giúp cho NVKD thuận lợi hơn khi đặt hàng, làm tăng hiệu quả bán hàng. Với hệ thống quản lý KD trước đây, NV quản trị rất căng thẳng và dễ nhầm lẫn khi xử lý thông tin, làm ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng và uy tín của công ty. Nhân sự cũng vì thế mà tăng lên. Cấp quản lý KD không có đủ thông tin nên không kịp đưa ra hoặc thay đổi chính sách kịp thời. Điều này dễ dẫn đến cơ hội của công ty vuột mất. Thông tin cung cấp từ BMS cho ban tổng giám đốc cũng chính xác, nhanh chóng hơn, hỗ trợ cho việc ra quyết định. Bộ phận quản trị nhờ đó giảm nhân sự xuống còn 2 NV so với 10 người trước kia”, ông Dũng cho biết.

Hệ thống sẽ được ứng dụng vào đợt bán hàng đầu tiên cho dự án Blue Diamond Tower, khoảng 150 căn hộ cao cấp, vào đầu quý IV/2007, triển khai cho trên 250 NV với hệ thống 11 chi nhánh tại TP.HCM, 2 chi nhánh tại Long An, Cần Thơ..., dự kiến sẽ mở rộng các tỉnh phía Bắc và Miền Trung.

Nguồn: PC World